Ga je een event organiseren? Het is belangrijk om een goede doelstelling voor je event te bepalen. Als je dit niet vaak doet kan dit best lastig zijn. Ook is het belangrijk om te bepalen of je zelf aan de slag gaat of dat je een evenementenbureau inschakelt voor het organiseren van je evenement.

 

Als je een evenementenbureau inschakelt, is het belangrijk om een goede briefing voor het evenement dat je wil organiseren aan te leveren. Hiermee zorg je ervoor dat het bureau sneller tot de kern kan komen. In deze blog vertellen we waar een goede event briefing aan een evenementenbureau aan moet voldoen.

 

Vertel wie jullie zijn

Wie zijn jullie? Hoe is de bedrijfscultuur? Gaat iedereen formeel of juist informeel met elkaar om? Kennen alle collega’s elkaar goed of hebben jullie meerdere vestigingen waarvan de medewerkers elkaar zelden zien? Vertel ook wat over de geschiedenis, jullie kernwaarden, visie en imago.

 

Wat is de aanleiding van het event?

Is het doel om de betrokkenheid van je medewerkers te verhogen of is bijvoorbeeld er een jubileum dat gevierd moet worden? Of misschien heb je wel een nieuw product gelanceerd. Er zijn verschillende redenen voor een event. Het is belangrijk dat je zo goed en duidelijk mogelijk omschrijft wat de reden is van het evenement.

 

Wie is de doelgroep?

Voor wie organiseer je het evenement? Organiseer je een evenement voor klanten of werknemers? Het kan ook zo zijn dat je een hele nieuwe doelgroep wil bereiken met een event. In dat geval is het al helemaal belangrijk om helder in te kaderen wie je precies wil bereiken. Bedenk ook alvast hoeveel gasten je uit wil nodigen!

 

Wat verwacht je van het evenement?

Wat voor locatie heeft de voorkeur? Wil je het in-house of op een externe locatie organiseren? Denk van tevoren ook na over een thema of sfeer die er moet zijn. Zijn er bepaalde wensen rondom het entertainment? Het is ook belangrijk om het beschikbare budget op te nemen in de briefing. Zo weet een evenementenbureau hoe los ze kunnen gaan en waar ze rekening mee moeten houden. Heb je eerder een evenement georganiseerd? Geef dan ook aan wat er niet goed ging of wat er juist wel goed ging. Het wiel hoeft niet steeds weer opnieuw uitgevonden te worden.